Société de Mathématiques Appliquées et Industrielles

Règlement intérieur de la SMAI

Le règlement intérieur ci-dessous a été voté par l’Assemblée Générale du 17 juin 2016. Il est téléchargeable au format pdf en bas de cette page.

Article 1. Membres de l’Association

L’Association comprend, selon les Statuts, des membres :

- personnes physiques,
- personnes morales légalement constituées,
- membres d’honneur.

Les personnes morales doivent être légalement constituées et comprennent deux catégories :

- les personnes morales ordinaires,
- les groupes d’enseignement et/ou de recherche des Universités, des Grandes Écoles et d’organismes de recherche (CNRS, Inria, ...) ou assimilés.

Les personnes morales ont un représentant auprès de l’Association. Les membres d’honneur sont désignés par le Conseil d’Administration et peuvent être des personnes physiques ou morales.

Article 2. Cotisations

Le montant des cotisations annuelles est fixé par l’Assemblée Générale et pourra être modulé pour favoriser l’adhésion de jeunes professionnels et de retraités, ainsi que l’adhésion conjointe aux Associations nationales ou internationales dont les buts sont similaires à ceux de la SMAI.

Les tarifs d’adhésions des personnes morales pourront être modulés en fonction de leurs catégories (type, taille, ...) et selon plusieurs modalités (membre partenaire, donateurs et bienfaiteurs) donnant des droits différents.

Article 3. Conseil d’Administration

Les membres du Conseil d’Administration sont élus au scrutin secret pour trois ans par l’Assemblée Générale et choisis parmi les membres candidats composant celle-ci. Le Conseil d’Administration comprend 24 membres et est renouvelé par tiers tous les ans.

Les membres sortants sont rééligibles mais ne peuvent assurer plus de trois mandats consécutifs. La désignation des membres du Conseil d’Administration se fait par scrutin uninominal à un tour. Sont déclarées élues les personnes ayant obtenu le plus de voix.

Un siège vacant au Conseil d’Administration sera pourvu à l’Assemblée Générale suivante pour une durée égale au reste du mandat. Seront pourvus par ordre décroissant des voix les sièges à renouveler par tiers, puis les sièges vacants par ordre d’ancienneté de vacance. En cas d’égalité du nombre de voix, la personne la plus âgée sera prioritaire.

Le vote pour l’élection des membres du Conseil d’Administration pourra être organisé totalement ou partiellement par correspondance sur décision du Conseil d’Administration.

Les électeurs recevront à cet effet avec l’ordre du jour de l’Assemblée Générale la liste des candidats, leur profession de foi, ainsi que les instructions nécessaires au vote. En cas de vote par correspondance, un appel à candidature auprès des adhérents de la SMAI doit être lancé en laissant au moins quinze jours aux candidats au Conseil d’Administration pour déposer une profession de foi.}

Article 4. Rôle et fonctionnement du Conseil d’Administration

Le Conseil d’Administration a, dans le cadre de la loi, les pouvoirs les plus étendus pour agir au nom de l’Association et faire toutes les opérations relatives à son objet, notamment :

- il propose des orientations à soumettre à l’Assemblée Générale,
- il surveille la gestion du Bureau auquel il peut déléguer tous pouvoirs en vue d’assurer la bonne marche de l’Association.

Le Conseil d’Administration peut, à chacune de ces séances, créer, modifier ou dissoudre les commissions nécessaires au développement de son activité.

Le Conseil d’Administration invite à ses réunions un représentant des organisations suivantes, désigné par elles : IHP, SFdS, SMF ; ainsi qu’un représentant des groupes thématiques et régionaux de la SMAI.

Article 5. Bureau

Les membres du Bureau sont élus par et au sein du Conseil d’Administration, au scrutin uninominal à trois tours. Pour être élu à un poste, il est nécessaire d’avoir recueilli la majorité absolue des voix des votants lors de l’un des deux premiers tours, ou la majorité relative au troisième tour.

En cas d’égalité des suffrages exprimés, est déclarée élue la personne la plus âgée. La durée du mandat des membres du Bureau est de un an. Le Président ne peut effectuer à ce poste que trois mandats consécutifs. Il peut, par la suite, être réélu après une interruption minimale de deux ans.

Les autres membres du Bureau ne peuvent effectuer à un même poste que cinq mandats consécutifs. Le bureau peut inviter à ses réunions des personnes extérieures. En particulier, après chaque renouvellement, il est possible d’inviter l’ancien Président, Trésorier ou Secrétaire général pour une période transitoire qui favorise la transmission d’informations.

Article 6. Rôle du Bureau et du Président

Dans le cadre des directives du Conseil d’Administration, le Bureau a la responsabilité de la politique générale de l’Association. Il contrôle et coordonne les commissions et sections régionales, en particulier en matière de relations extérieures et de publications. Il est responsable, par délégation du Conseil d’Administration auquel il rend compte, de l’administration de l’Association et de la gestion de ses finances.

Le Bureau se réunit à l’initiative du Président ou du Secrétaire Général qui convoquent les autres membres en temps utile. Le Bureau peut inviter à ses réunions toute personne pouvant être utile à ses travaux. Le Président peut déléguer tout ou partie de la gestion financière de l’Association. Cette délégation doit être faite par écrit. Il peut, d’autre part, donner délégation pour se faire représenter. Il doit alors en avertir le Bureau.

Article 7. Assemblée Générale Ordinaire

La convocation à l’Assemblée Générale doit être adressée aux membres de l’Association par lettre individuelle au moins quinze jours avant la date de
celle-ci.

L’ordre du jour de l’Assemblée Générale est établi par le Conseil d’Administration et doit être envoyé avec la convocation. Sont rajoutées à l’ordre du jour les questions soulevées par au moins un quart des membres de l’Association. Dans ce cas, cette demande doit être formulée par écrit auprès du Président, au moins huit jours avant la date de l’Assemblée Générale.

Le Bureau de l’Assemblée Générale est le Bureau du Conseil d’Administration. En cas d’absence du Président, la séance est présidée par le plus âgé des vice-présidents ou, à défaut, par le doyen d’âge des membres présents du Conseil d’Administration.

Aucun membre présent à une réunion de l’Assemblée Générale ne peut détenir plus de trois pouvoirs. Les personnes morales prendront part au vote par le biais d’un représentant disposant d’une voix.

Article 8. Assemblée Générale extraordinaire

L’ordre du jour est adressé aux membres, par lettre individuelle, au moins trois semaines avant la date de la réunion. Le vote par correspondance n’est pas admis. Les personnes morales sont représentées et votent dans les mêmes conditions que lors des Assemblées Générales ordinaires.

Article 9. Sections Régionales

Les Sections Régionales autorisées par le Conseil d’Administration développent une activité locale conforme aux buts de l’Association et aux orientations dégagées par l’Assemblée Générale.

Leur travail est contrôlé par le Conseil d’Administration auquel elles adressent un rapport annuel.

Article 10. Correspondants locaux

Les correspondants locaux sont désignés par le Conseil d’Administration. Leurs missions principale est d’informer la SMAI et leurs collègues d’événements et d’initiatives en lien avec les buts de la SMAI. Ils mènent leur activité en collaboration avec le Bureau.

Article 11. Groupes Thématiques de la SMAI

A) Création, renouvellement, dissolution.

Les activités scientifiques concentrées sur une spécialité thématique relevant des mathématiques appliquées et industrielles peuvent être effectuées au sein d’un groupe thématique spécifique, constitué pour atteindre des objectifs identifiés et contribuer, grâce à une certaine autonomie de fonctionnement, au dynamisme de la SMAI.

Tous les adhérents de la SMAI peuvent contribuer et participer aux activités de l’ensemble des groupes thématiques ainsi qu’à l’élaboration d’un éventuel nouveau groupe thématique. Le processus de création d’un groupe thématique de la SMAI comporte trois étapes successives :

- Un nombre suffisant d’adhérents de la SMAI constituent un dossier scientifique soutenu explicitement par au moins cinquante membres de la SMAI et le présentent par écrit au Bureau de la SMAI qui juge de sa recevabilité et de sa pertinence sur des critères d’opportunité scientifique et de représentativité au sein de la SMAI.
- Le Bureau transmet le dossier scientifique au Conseil d’Administration de la SMAI avec son avis et organise une présentation orale devant le Conseil d’Administration par un porteur du dossier. Le Conseil d’Administration peut alors décider de proposer la création d’un nouveau groupe thématique à la prochaine Assemblée Générale de la SMAI.
- Si l’Assemblée Générale vote en faveur de cette création, un groupe thématique est créé sous un nom du type << SMAI-XXX >>.

En cas de déshérence ou dans des cas de circonstances exceptionnelles, par exemple de manquements graves mettant en jeu l’image générale de la SMAI, le Conseil d’Administration de la SMAI peut proposer à l’Assemblée Générale de dissoudre un groupe thématique. Avant tout vote visant la dissolution,les responsables du groupe auront la possibilité d’expliquer la situation devant le Conseil d’Administration et l’Assemblée Générale.

La trésorerie d’un groupe thématique dissout est intégrée à celle de la SMAI.

B) Fonctionnement et activités.

Le fonctionnement de chaque groupe est assuré par un comité de liaison dont la liste des membres est proposée au Conseil d’Administration pour approbation lors de la création ou du renouvellement du comité. Les modes de composition du comité de liaison et de ses renouvellements sont choisis par le groupe thématique et peuvent être inscrits dans ses règles de fonctionnement interne.

Le comité de liaison élit en son sein un responsable du groupe thématique. Tous les ans ce responsable rend compte à l’Assemblée Générale de la SMAI des travaux et réalisations du groupe thématique ainsi qu’un bilan financier de ses activités. Le comité de liaison peut aussi élire en son sein un responsable financier.

Chaque responsable de groupe thématique est invité aux réunions du Conseil d’Administration de la SMAI ou à s’y faire représenter. Le responsable ou son représentant informera le Conseil d’Administration des principales nouvelles concernant le groupe thématique.

Chaque groupe thématique organise dans le domaine qui lui est propre des activités scientifiques et techniques, nationales et internationales (groupes de travail, colloques, cours intensifs, dédiés au monde académique ou au monde industriel, etc.).

Toutes les manifestations scientifiques des groupes thématiques sont des manifestations scientifiques de la SMAI. Elles doivent être libellées en conséquence.

Chaque groupe thématique doit informer le Bureau de la SMAI de toutes ses futures activités. Celui-ci peut décider qu’une activité doit être approuvée par le Conseil d’Administration de la SMAI parce qu’elle engage sensiblement la SMAI. Le Bureau peut en particulier demander au groupe thématique de fournir au Conseil d’Administration le budget prévisionnel de cette activité. Cette demande est automatique si cette activité est gérée financièrement tout ou partie par la SMAI.

Les informations sur la vie scientifique des groupes thématiques seront relayées par les publications de la SMAI (Matapli, lettre électronique, etc.) ainsi que par les sites internet des groupes thématiques et de la SMAI, selon les modes les plus appropriés à ces informations.

Les sites Web des groupes thématiques ont leur point d’entrée sur le site Web de la SMAI, lui- même hébergé sur le serveur principal de la SMAI. Ils affichent tous clairement leur appartenance à la SMAI (logo, etc). Chaque groupe thématique choisit ses propres webmestres pour gérer son site.

Les actions menées au sein des groupes thématiques sont régies par les statuts de la SMAI et son règlement intérieur. Les groupes sont libres d’organiser comme ils le souhaitent l’élection de leurs comités de liaison. Toutefois, un mandat ne peut dépasser trois ans, et nul ne peut siéger plus de six ans d’affilé dans le même comité de liaison. Un délai équivalent à la durée d’un mandat est alors nécessaire pour se représenter.

C) Financement, trésorerie.

Pour chaque activité scientifique d’un groupe thématique nécessitant des actions spécifiques de gestion financière, la SMAI peut ouvrir à cet effet un ou plusieurs comptes placés sous la responsabilité du président et gérés par le trésorier de la SMAI. Les mouvements financiers sont effectués par le trésorier de la SMAI, sur proposition du responsable ou du responsable financier du groupe thématique, et sous le contrôle du Conseil d’Administration de la SMAI. Toutefois une délégation de signature peut être donnée au responsable ou au responsable financier du groupe thématique. Dans ce cas, le trésorier de la SMAI sera informé de toute décision importante d’ordre financier.

L’affectation de ressources financières générales de la SMAI au soutien d’activités d’un groupe thématique est décidée par le Conseil d’Administration de la SMAI au vu du dossier scientifique établi pour la création ou le renouvellement du groupe thématique.

Article 12. Commissions et chargés de mission de la SMAI

Le Conseil d’Administration de la SMAI peut, pour des durées limitées, créer des commissions ou nommer des chargés de mission pour mener à bien, en liaison avec le Bureau de la SMAI, des actions ponctuelles (par exemple, organisation du congrès SMAI, du Cemracs, du CANUM ou d’autres manifestations, préparation d’un rapport ou d’une brochure, gestion du site Web de la SMAI, parrainages de manifestations scientifiques, etc.).

Chaque commission doit comprendre au moins un membre du Conseil d’Administration.

Ces commissions et chargés de mission présentent leurs activités au Conseil d’Administration une fois par an, à la fin de leur mission ou à chaque fois que le Conseil d’Administration le juge nécessaire.

De plus, pour certaines missions comme l’organisation du congrès SMAI, du Cemracs, du CANUM et autres manifestations importantes, le Conseil d’Administration peut demander aux commissions concernées de suivre les modalités de fonctionnement, financement et trésorerie développées pour les groupes thématiques dans les articles 11B et 11C ci-dessus.

Article 13. Conseil Scientifique de la SMAI

Le Conseil d’Administration de la SMAI, sur proposition du Bureau, nomme un Président du Conseil Scientifique de la SMAI pour une durée de quatre ans renouvelable une fois.

Ce Président, en liaison avec le Bureau et pour la durée de son propre mandat, constitue le Conseil Scientifique de la Société de Mathématiques Appliquées et Industrielles qui doit être approuvé par le Conseil d’Aministration et qui, à la demande du Bureau, donne des avis consultatifs sur des questions scientifiques relatives aux diverses activités et nominations de la SMAI.

Article 14. Biennale Française des Mathématiques Appliquées et Industrielles

Les années impaires, la SMAI organise son congrès << SMAI 2001+2n , Biennale Française des Mathématiques Appliquées et Industrielles >>.

Ce congrès est destiné à rassembler la communauté des mathématiques appliquées françaises et à montrer avec force sa vitalité. Chaque groupe thématique y apporte son concours actif, en particulier en proposant des projets de sessions et en incitant à une participation nombreuse. Chaque groupe thématique est représenté dans le comité scientifique du congrès. Le Comité Scientifique du congrès est nommé par le Conseil d’Administration.

Le budget de ce congrès, y compris les demandes de subvention et les éventuelles sous-traitances, est présenté au Bureau avant tout engagement majeur et au plus tard un an avant le congrès. L’organisation et le budget sont présentés au Conseil d’Administration pour approbation. Une convention est signée entre la SMAI et les organisateurs.

Les manifestations importantes organisées par la SMAI en dehors de ce congrès, en particulier le Congrès d’Analyse NuMérique (CANUM) et les journées nationales des groupes thématiques, ont lieu les années paires.

Règlement Intérieur de la SMAI
Règlement Intérieur voté par l’Assemblée Générale du 17 juin 2016

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