Réglement intérieur du groupe
Approuvé par le comité de liaison lors de sa réunion du 5 janvier 2021. Version PDF ici.
Article 1. Le groupe thématique SMAI-MODE
Le groupe thématique SMAI-MODE (Mathématiques de l’Optimisation et de la Décision) a vocation à fédérer toutes les personnes appartenant à la communauté française des mathématiques, ou proches de celle-ci, intéressées aux thèmes de l’optimisation mathématique et des sciences de la décision. Les thèmes scientifiques couverts par les activités du groupe incluent, de manière non exclusive, l’analyse convexe, la théorie et les algorithmes d’optimisation en dimension finie et infinie ainsi que leur mise en oeuvre effective, le contrôle optimal, la théorie des jeux, la recherche opérationnelle, le calcul des variations, la modélisation en économie et sciences sociales, les interactions de toutes ces disciplines avec d’autres branches des mathématiques, dont les sciences de données, les EDP, les statistiques et la probabilité, etc.
Article 2. Les membres du groupe
Sont considérés comme membres du groupe les adhérents SMAI ayant choisi, lors de leur inscription ou après, l’appartenance au groupe thématique SMAI-MODE. Ce choix est réversible mais peut être automatiquement reconduit à chaque nouvelle adhésion consécutive ; l’appartenance à plusieurs groupes en même temps est possible. Tout adhérent SMAI participant ou s’inscrivant à une activité du groupe impliquant des frais d’inscriptions différenciés pour les membres SMAI (par exemple les journées MODE) est considéré automatiquement, sauf opposition de sa part, comme ayant choisi l’appartenance au groupe MODE.
Article 3. Le Comité de Liaison et son élection
Le fonctionnement du groupe est assuré par un Comité de Liaison (CL) dont la liste des membres est communiquée au Conseil d’Administration SMAI pour approbation lors de chaque renouvellement du comité. Le Comité de Liaison est chargé de programmer l’activité du groupe, ses activités scientifiques et techniques, le support à donner à d’autres manifestations, la communication vers les membres et le reste de la communauté.
Le comité de liaison SMAI-MODE se compose de 18 membres élus. Chaque année un renouvellement partiel du comité a lieu si le mandat d’au moins un membre du comité arrive à expiration.
Chaque membre du comité est élu pour une durée de trois ans, et peut se représenter pour un deuxième mandat de trois ans à l’issu du premier. S’il n’est pas réélu, que ce soit parce qu’il ne se représente pas ayant déjà effectué deux mandats consécutifs ou pour toute autre raison, un délai de trois ans doit être respecté avant de pouvoir recandidater comme membre du comité de liaison (autrement dit : les composantes connexes des périodes d’appartenance d’une même personne au CL doivent être espacées d’au moins trois ans et ne peuvent durer plus de six ans).
La liste électorale pour les élections du CL est composée de tous les membres du groupe au jour de l’élection et est préparée par le secrétaire du groupe à l’aide du secrétariat SMAI. Les candidats doivent aussi appartenir à la liste électorale. Toutefois, une tolérance est admise pour les candidats dont le renouvellement d’inscription ne serait pas à jour à condition que le candidat s’engage à régulariser la situation au plus tôt.
L’élection se fait au printemps de chaque année. Sa modalité (vote lors d’une AG, vote en ligne, mixte, etc.) est fixée par le comité de liaison qui siège avant l’élection, qui s’occupe aussi de l’annoncer et solliciter des candidatures. La sollicitation de nouvelles candidatures se fait en veillant, entre autres, au respect, dans la mesure du possible, d’un souhait de parité et de diversité, tant thématiques que de genre.
Le nombre N de postes à pourvoir est égal au nombre des membres du CL dont le mandat expire, augmenté éventuellement du nombre des membres démissionnaires (qui ont démissionné au cours de l’année). Chaque électeur peut exprimer jusqu’à N préférences parmi les candidats qui se présentent ; sont élus les N candidats qui obtiennent le plus grand nombre de voix, avec priorité à ceux qui sont membres du groupe (de manière ininterrompue) depuis plus longtemps en cas d’égalité de nombre de voix et au candidat plus vieux en cas d’égalité de nombre de voix et d’ancienneté dans le groupe.
Article 4. Le responsable du groupe
Le comité de liaison élit en son sein un responsable du groupe thématique. Le responsable (ou son représentant) rend compte à l’Assemblée Générale de la SMAI des travaux et réalisations du groupe thématique ainsi que d’un bilan financier de ses activités. Il est aussi invité aux réunions du CA de la SMAI.
L’élection d’un nouveau responsable se fait à chaque fois que le poste de responsable devient vacant. Le mandat du responsable se termine après une durée du trois ans ou au moment ou le responsable n’est plus membre du comité de liaison (par exemple parce que son mandat comme membre du CL expire et qu’il n’est pas réélu ou ne peut se représenter), puisqu’à chaque instant le responsable doit également être membre du CL. Le mandat n’est pas renouvelable : nul ne peut occuper le poste de responsable plus de trois ans à la suite. Lors de l’élection, tout membre du CL est éligible et est élu celui qui obtient le plus grand nombre de voix. En cas d’égalité, c’est la personne dont le mandat comme responsable peut durer le plus longtemps qui est élue, et en cas d’égalité ultérieure on regarde les mêmes critères que pour l’élection du CL (ancienneté dans le groupe et puis âge). Lors de chaque renouvellement partiel du CL, sur demande d’au moins un tiers des membres du comité, il est possible de procéder à une nouvelle élection du responsable même si son mandat n’est pas échu. A l’issue de cette élection soit le responsable est confirmé, sans que la durée de son mandat ne soit changée, soit il est remplacé par un nouveau responsable qui commence un nouveau mandat de durée pleine.
Article 5. Le secrétaire, le responsable financier, les chargés de mission, les commissions
Le CL élit également en son sein un secrétaire et un responsable financier. Les personnes élues à ces postes restent respectivement secrétaire et responsable financier jusqu’au moment où elles ne sont plus membres du comité de liaison. Il est toutefois possible à tout moment, sur demande d’au moins un tiers des membres du CL, de procéder à un nouveau vote pour éventuellement remplacer le secrétaire ou le responsable financier.
Le CL peut aussi charger des membres du comité et/ou du groupe de missions ponctuelles ou permanentes, comme la gestion du site web ou des informations à la communauté. Ces missions sont réputées être à durée indéterminée (jusqu’à la démission du chargé de mission, à son départ du groupe, ou au retrait de cette charge de la part du CL), et sont indiquées sur le site web du groupe, sauf si indiqué différemment lors de l’attribution de la mission. Egalement, le CL peut nommer des commissions chargées d’analyser des questions spécifiques, et ce de manière ponctuelle ou permanente.
La prise de décisions comportant un risque de conflit d’intérêt important au sein du CL (notamment, le choix des membres des jury pour des prix pouvant être attribués éventuellement aux membres du CL) est aussi déléguée à une commission, composée de membres du CL et/ou de membres du groupe en dehors du CL qui ne présentent pas de conflits d’intérêt.
Article 6. Modification de ce règlement
Toute proposition de modification de ce règlement doit être présentée au CL avant d’être mise au vote au moins deux mois plus tard. Elle peut être présentée soit lors d’une réunion du CL si intégrée à l’ordre du jour, soit envoyée par email à tous les membres en permettant une discussion ; elle est adoptée si approuvée par au moins 10 voix et 2/3 des membres votants.